Sempre più spesso capita di dover presentare documenti rilasciati da Autorità straniere alla Pubblica Amministrazione in Italia (es. certificati di nascita, matrimonio, penale…). Per avere valore legale in Italia questi atti devono però essere formalmente validi.
Il passaggio principale è quello della legalizzazione vale a dire la procedura che serve a certificare che il documento è stato rilasciato da un’autorità competente e ad autenticare la firma del pubblico ufficiale che lo ha sottoscritto. La verifica, quindi, non riguarda il contenuto dell’atto. Di solito i documenti rilasciati all’estero vengono legalizzati dalle Autorità diplomatiche o consolari italiane nel Paese di origine, mentre quelli prodotti dai consolati stranieri in Italia devono essere legalizzati dalla Prefettura.
Vi sono, però, Stati per i quali non è prevista la procedura della legalizzazione bensì l’applicazione della apostille, ovvero un timbro rilasciato dalle Autorità competenti del Paese di emissione del certificato – in applicazione della Convenzione dell’Aja – che garantisce l’autenticità dell’atto e la qualità legale dell’autorità che lo ha rilasciato.
La traduzione
Il certificato estero, inoltre, deve essere anche accompagnato dalla traduzione in italiano, che deve essere certificata conforme al testo straniero e può essere effettuata all’estero oppure direttamente in Italia tramite la procedura di asseverazione.
La normativa
La normativa europea e internazionale, inoltre prevede ulteriori semplificazioni, più frequenti quando il paese in oggetto è membro dell’UE.
Le procedure, dunque, possono variare in base agli Stati interessati e ad eventuali convenzioni o accordi da questi sottoscritti, per questo è sempre consigliabile verificare in anticipo quale procedura si applica al proprio caso, in modo da evitare rifiuti del certificato e ritardi nella pratica.
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Silvia Gottardo